E-Mail Kommunikationskultur

E-Mail Kommunikationskultur / Foto: picsforjoo.de

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(E-Mail Kommunikationskultur) Im modernen Business Alltag hat die E-Mail als Kommunikationsmittel das persönlich geführte Telefonat bereits weitestgehend abgelöst. Denn E-Mails lassen sich heute bequem und fast von überall senden und empfangen, und man hat immer einen mehr oder weniger wasserdichten Nachweis für den stattgefundenen Gedankenaustausch oder für den inspirierenden Diskurs. In diesem positiven Zusammenhang ist es durchaus verwunderlich, dass viele E-Mail-Fans ganz offensichtlich das kleine Einmaleins der elektronischen

E-Mail Kommunikationskultur

weder kennen noch beherrschen. Grund genug, diese Bildungslücke jetzt und hier zu schließen. Und damit das Ganze auch unterhaltsam rüberkommen kann, ist es sinnvoll, sich bei den nachfolgenden Punkten sowohl in den Empfänger als auch in den Absender einer E-Mail mal gedanklich hineinzuversetzen.

Das Gedankenleser-Problem

Wer eine E-Mail erhält, nimmt sie dem Inhalt und der Wichtigkeit entsprechend zur Kenntnis, und verfrachtet das digitale Schriftstück anschließend in die angemessene Ablage. Soweit ist dann für den Empfänger alles in Ordnung. Doch der Absender sitzt möglicher Weise derweil auf glühenden Kohlen, weil er nun mal keine Gedanken lesen kann. Darum kann er auch nicht wissen,

  • ob die E-Mail überhaupt angekommen ist,
  • ob die E-Mail unbeschädigt und lesbar im Posteingang gelandet ist,
  • ob der Empfänger tatsächlich reingeschaut hat oder
  • ob der Empfänger richtig und genau verstanden hat, was die E-Mail sagen wollte.

So lange der Empfänger stumm bleibt, was sehr viele gefährliche Gründe haben kann, hängt der Absender gelackmeiert am Fliegenfänger. Das kann umso fataler sein, je dringlicher und handlungsorientierter der Inhalt der E-Mail beschaffen war.

Die Lösung: Schnelle Reaktion

  1. Erhält man eine E-Mail, dann sollte es selbstverständlich sein, allerspätestens nach 48 Stunden angemessen darauf zu reagieren. Das gebieten zum einen die Höflichkeit und der Respekt gegenüber dem Absender, und zum anderen vermeidet eine zeitnahe Rückantwort unnötige Missverständnisse.
  2. Lässt es ein dicht gedrängter Terminplan nicht zu, dass die Rückantwort innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens erfolgen kann, dann kann eine kleine E-Mail Reaktion nach dem Muster „Bin gerade sehr eingespannt, melde mich später“ wahre Wunder wirken. Denn so eine kleine Empfangsbestätigung beruhigt den Absender ungemein.
  3. Die meisten E-Mail Programme bieten dem Anwender das Ausgeben einer automatischen Abwesenheitsnotiz an. Das ist enorm hilfreich, wenn der elektronische Posteingang mal aus irgend welchen Gründen für eine längere Dauer verwaist sein sollte. Dann erfährt der Absender buchstäblich postwendend, dass seine E-Mail angekommen ist und dass er sich trotzdem noch ein Weilchen gedulden muss. All das sind Informationen, die unnötige Spannung aus dem System nehmen.

Es kann übrigens auch nicht schaden, diese professionelle Business Netiquette für den privaten E-Mail Austausch anzuwenden 😉 denn sowohl Geschäftspartner als auch Freunde wissen gutes Benehmen gewiss zu schätzen.

Was ist sonst noch zu beachten?

Mit dem Suchstichwort „E-Mail Knigge“ können Sie sich über korrektes Verhalten im digitalen Schriftverkehr schlau googeln. Sie können aber auch für einen guten Anfang erst einmal hier  reinschauen und dann auf eigene Faust wissensdurstig weiterforschen 😎

– Carina Collany –

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